På denne siden kan du lese om hvordan vi behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har som registrert i våre systemer.

Personvernerklæringen inneholder informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, hvordan vi behandler og sikrer de, og rettighetene til den som er registrert.

 

• Personopplysningsloven og GDPR

  I juli 2018 fikk Norge en ny personopplysningslov. Loven består av nasjonale regler og EUs personvernforordning (GDPR – General Data Protection Regulation). Forordningen er et sett regler som gjelder for alle EU/EØS-land..

  Det blir strengere krav til dokumentasjon og risikovurderinger for virksomheter og de registrertes rettigheter er på flere områder styrket.

  Reglene innebærer blant annet

  • Mer åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Den som ber om samtykke til å bruke opplysninger skal gi klar og tydelig informasjon om hvordan personopplysningene skal brukes.
  •  Bruk av personopplysninger skal begrunnes og begrenses. Det vil ikke være lov å samle inn eller lagre personopplysninger man ikke trenger. Opplysninger som det ikke lenger er behov for, skal slettes.
  •  Uriktige eller ufullstendige opplysninger skal rettes.
  •  Under visse betingelser kan man ha en rett til å ta med seg personopplysninger fra en virksomhet til en annen.
  •  Den enkelte får i visse tilfeller en rett til å protestere mot behandling av sine personopplysninger.
  •  Den enkelte kan slippe at det blir truffet viktige avgjørelser om ham eller henne basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger.
  •  Den enkelte kan slippe at det blir truffet viktige avgjørelser om ham eller henne basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger.
  •  Det blir adgang til å ilegge et betydelig høyere gebyr ved overtredelse av reglene

• Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?

  Asker og Bærum brann og redning ( ABBR) samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

  Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.

  Dersom vi ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene (f.eks. ved spørreundersøkelser).

• Rettslige grunnlag for behandlingen av personopplysninger

  For at ABBR skal kunne levere kommunale tjenester og ytelser til deg som innbygger er det nødvendig å behandle personopplysninger. Det gjelder også i relasjon til våre ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere.

  Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer selskapets behandling av personopplysninger:

  • Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
  • Ny personopplysningslov utfyller personvernforordningen (GDPR) på enkelte område
  • Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. ABBR praktiserer meroffentlighet, det vil si at vi så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet med hjemmel i lov er tilgjengelig i fulltekst på offentlig journal på hjemmesiden.
  • Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.
  • Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.
  • Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven)

  Andre aktuelle lover som gir adgang for ABBR til å behandle personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver:

  • IKS-loven
  • Arbeidsmiljøloven
  • Regnskapsloven
  • E-kom loven

  Samtykke

  I noen tilfeller kan ABBR behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen av dine personopplysninger. Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å kontakte oss på e-post; post@abbr.no

   

• Hvor henter vi opplysninger fra?

  ABBR henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte når du søker om en tjeneste fra oss.

  Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere kan vi, dersom det er nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse annen type informasjon når du eksempelvis søker om en tjeneste eller ytelse.

  Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser fra brannvesenet.

• På hvilken måte samler vi inn dine personopplysninger?

  Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via nettskjema på hjemmesiden vår. Opplysninger du fyller inn i, oversendes elektronisk til oss. Opplysningene gjør at brannvesenet er i stand til å utføre saksbehandlingen av din henvendelse.

  Vi ønsker å gi innbyggerne et digitalt svar på henvendelsene som sendes inn. Det krever at vi må være sikre på at mottaker er rett person. Du kan bli bedt om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjema. Alle personopplysninger vil bli behandlet fortrolig og vil utelukkende bli brukt til saksbehandling av saken innsendelsen gjelder. Fødselsnummer vil aldri vises på offentlig tilgjengelige dokumenter.

  Vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret og Brønnøysundregistrene.

• Hvilke personopplysninger behandler vi?

  • Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
  • Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer
  • Helseopplysninger ved spesielle situasjoner der liv og helse er i fare
  • Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, eksempelvis Feie- og tilsynstjenester

  Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger.

• Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

  Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene. Alle ansatte i ABBR gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.

  Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

  • uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
  • opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de
  • opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert

• Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

  Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

• Hvem utleverer vi personopplysninger til?

  I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være Asker og Bærum kommuner, politi eller liknende.

  Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har selskapet databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

  Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. I noen tilfeller, for eksempel når vi deler informasjonen med en leverandør som håndterer personopplysninger på vegne av selskapet, kan data i visse tilfeller lagres i et tredjeland. I slike tilfeller er beskyttelsesnivået garantert enten ved beslutning fra EU-kommisjonen om at det berørte landet sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller ved bruk av såkalte passende beskyttelsesforanstaltninger, for eksempel godkjent adferdskodeks i mottakerlandet, EU-modellklausuler eller Privacy Shield.

• Hvem er behandlingsansvarlig?

  Brann- og redningssjefen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.

• Hvilke rettigheter har du?

  Du har rett til innsyn

  Når vi behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til oss per e-post og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Du må legge ved kopi av gyldig legitimasjon. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Send e-post med forespørsel til post@abbr.no

  Du har rett til å få korrigert opplysningene dine dersom de ikke er korrekte

  Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger, men dersom du selv oppdager at noe er feil ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan korrigere informasjonen.

  Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet.

  Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet de inn for. Dersom du mener ABBR registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

  Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv

  Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.

  Du har rett til innsigelse

  Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

  Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format

  Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

  Rett til å klage til Datatilsynet

  Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

  Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis

  Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

  Partsinnsyn etter forvaltningsloven

  Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. ABBR kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

  Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

  Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i selskapets saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Vi håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

• Spørreundersøkelser

  ABBR bruker verktøyet SurveyXact til å gjennomføre spørreundersøkelser. Det er kun ansatte med ansvar for den enkelte spørreundersøkelse som har tilgang til dataene.

  ABBR gjennomfører undersøkelsene blant brukere av kommunale tjenester (Feiing og tilsyn) og spørreundersøkelse blant innbyggere om ulike temaer (innbyggerundersøkelser).

  Til spørreundersøkelser bruker vi epostadressen din eller ditt mobiltelefonnummer for å invitere deg til å delta i en spørreundersøkelse. På den måten sikrer vi at alle får en mulighet til å svare, og at ingen kan svare flere ganger i ønske om å påvirke resultatet i en retning.

  Det er frivillig å svare på spørreundersøkelsene, og gjennom å svare på undersøkelsen, samtykker du til at vi kan behandle dine svar.

  I de fleste spørreundersøkelsene vil e-post og eventuelt annen kontaktinformasjon som kan identifisere deg, slettes når alle svarene er kommet inn. Det er da ikke lenger mulig å knytte deg til svarene du har avgitt.

  I enkelte tilfeller skal kontaktinformasjon ikke slettes – for eksempel fordi spørreundersøkelsen skal være et grunnlag for videre dialog mellom respondenten og kommunen. Der hvor dette er tilfelle er dette tydelig forklart i invitasjonen av undersøkelsen.

• Personvernombud

  Kontakt vårt personvernombud, Siw Pilgaard, hvis du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger.  Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.

  Personvernet kan kontaktes på epost eller via telefon 66 76 42 00.